Записаться на демонстрацию

FSM сервис для системы здравоохранения

FSM отличается необходимостью планирования выездов к клиенту и связанной с ними логистикой. От грамотности автоматизации выездного сервиса зависит эффективность работы компании.
Когда речь заходит об автоматизации системы здравоохранения, персонал сталкивается не только со сжатыми сроками и бумажной волокитой, но в некоторых случаях и ответственностью за жизнь пациента.
Терапевтические медицинские учреждения
Лечебно-профилактические учреждения педиатрического профиля
больницы и поликлиники, многопрофильные медицинские центры
детские больницы и поликлиники
кто внедряет
Специальные медицинские учреждения
отделения экспертизы, станции и отделения скорой медицинской помощи, медицинские службы спасения, профильные медицинские центры, центры лабораторной диагностики
Не указали вашу нишу?
Станьте первым вместе с Телетрек
Готов внедрить
Автоматизация федеральной сети частных клиник
К нам обратилась ведущая федеральная сеть частных клиник с запросом автоматизации выездного медицинского персонала. Учитывая специфику ниши и большой пул сотрудников, еще на этапе согласования условий мы поняли, что решение потребует кастомных доработок. Были обозначены основные ожидания: необходимо было ускорить процессы, исключить фактор человеческой ошибки и сократить издержки. Спустя продолжительное время после внедрения мы можем с уверенностью говорить об устойчивых результатах работы.
Срок сотрудничества – более года
Срок внедрения – 3 мес
Нет времени читать длинный кейс?
Сразу к результатам
Среднее время задержки сотрудника из-за занятости диспетчера
Что было
Проблема управления задачами
2 часа
Среднее время, когда было известно количество задач наперед
Сотрудники не знали график на следующий день
Врачи получали указания по телефону и на бумажных носителях, наблюдались ошибки по локации клиента, связи с клиентом
Занятость, отвлечение от работы, расходы на связь, медленное решение проблем
30 минут
Среднее время переговоров в сутки одного сотрудника с диспетчером
Задержки ввиду времени ожидания освобождения диспетчера
45 минут
Неясная целепостановка
40 минут
Среднее время задержек одного сотрудника в день
Мало выполненных выездов
5 выездов
В среднем мог выполнить специалист с учетом дороги из офиса и в офис за день
Бумажный документооборот, связь с диспетчером по телефону и задержки на дороге приводили к увеличению времени на одного пациента
Некоторым сотрудникам приходилось принимать вызовы не из своей рабочей области из-за ошибки диспетчера или форс-мажоров
Некорректное управление гео-зонами
10-15 вызовов
В среднем сотрудник получал некорректных заявок в год
Регистрация и агрегация заявок
18 000 руб
и 4 диспетчера
Средние затраты компании в день
Все поступающие заявки, изменения и статус заявок обрабатывались диспетчерами
Постоянные переносы и задержки из-за пробок: до некоторых больных врачи не доезжали в рамках рабочего дня
Проблема планирования маршрутов
2 часа
Среднее время задержки из-за дорожной ситуации
Невозможность узнать точное местонахождение врача и построить оптимальные маршруты
3 км и 25 минут
В среднем перепробег сотрудника на одном маршруте и потеря времени за день
Трата ресурса на расчет
15 минут
В среднем тратили диспетчер или логист для планирования маршрута на одного сотрудника
Ошибочные выезды из-за некорректной передачи информации
3-4 раза
В среднем каждый сотрудник приезжал не к тому пациенту в год
Несколько разных систем для работы и разные форматы, задержки в рабочем процессе
10 минут
В среднем в день тратил один сотрудник на конвертацию данных
Затраты ресурса на планирование и координацию
9000 руб
и 2 сотрудника
В среднем требовалось в день
Трата лишнего времени сотрудников на дорогу в офис
2.7 часов и 800 руб
В среднем каждый сотрудник тратил на дорогу туда-обратно в день
Затраты ресурса на планирование и координацию
9000 руб
и 2 сотрудника
В среднем требовалось в день
Форс-мажоры
3 часа
Среднее время задержки одного сотрудника из-за форс-мажора в день
При возникновении нештатных ситуаций (заболел врач, сломалась машина и пр.) тратилось много времени на решение проблемы, повторную логистику и согласования
Перепробеги, связанные со спецификой работы с персональными данными
Проблема с дашбордами и отчетностью
10-15 вызовов
В среднем сотрудник получал некорректных заявок в год
Перегруз в сезон
до 50 000 руб и 7 часов
Средняя стоимость найма внештатного персонала в день для компании и суммарные затраты в день на перестройку маршрутов
В пики заболеваемости требовался дополнительный персонал
Все данные по выездам хранились в бумажном виде
Перерасход канцелярии
15-20 пачек бумаги
Средний расход в день
Потеря данных
5-10 носителей
В среднем папок с данными клиентов были утеряны у одного сотрудника в год
Иногда в процессе перемещения бумажных носителей, они терялись или портились
Для столь большого объема бумажных данных, требовался архив, оцифровка, анализ
Оцифровка
15 000 руб
Стоимость для компании содержания бумажного архива в день (без учета канцелярии)
Отсутствие мотивации
6000-12000 руб
Средние потери компании в день
Некоторые сотрудники не стремились работать хорошо, поскольку все получали одинаковое количество денег, независимо от количества выездом
Составление итогов и отчетов
48 часов
В среднем тратились на оценку итогов работы за месяц
Врачу из дома надо было доехать до офиса, получить бумаги, доехать до пациента. Далее, после смены надо было все данные привезти в офис, и только потом ехать домой
Что стало после
Сотрудники знают свой график и маршрут на несколько дней вперед. Среднее время, когда было известно количество задач наперед — 48+ часов
Благодаря маршрутизации и автопланировщику, ситуацию с пробками решилась. Сотрудник всегда доезжает до всех клиентов. Среднее время задержки из-за дорожной ситуации 15−20 минут в день
Полностью исключены задержки из-за занятости диспетчера
Необходимость в созвоне с диспетчером сведена к минимуму или вовсе отсутствует. Время общения одного сотрудника с диспетчером в день <1 минуты
Благодаря интеграции через API удалось синхронизировать множество внутренних систем заказчика с услугой. Благодаря этому полностью устранили задержки и добились полной синхронизации
Целепостановка была перенесена в приложение, как и учет периферии. Все, что касается задачи есть в приложении в заявке. Полностью исключили фактор задержек из-за неясной целепостановки
Благодаря цифровым данным, точному местоположению и подробной информации в маршрутизации с учетом пробок, система рассчитывает оптимальный маршрут. Полностью исключен перепробег и потеря времени из-за некачественно построенного маршрута
Расчетом теперь занимается автоматика. Ресурс на рассчет не нужен. Экономия на ресурсе сотрудников и финансах компании
Из-за того, что сотрудники из дома сразу выходили на маршрут, происходила значительная экономия топлива, рабочего времени и личных средств сотрудников
Благодаря маршрутизации и автопланированию, полностью исключены перепробеги. Сотрудник из дома сразу выходит на маршрут, и после маршрута едет домой
Полностью исключили потерю данных сотрудниками, поскольку они хранятся в цифровом виде
Удалось полностью убрать перерасход канцелярии, поскольку все данные в цифровом виде
Полностью исключили необходимость оцифровки, поскольку изначально все данные в цифровом виде
В связи с тем, что появилась возможность предварительного планирования, отпала необходимость найма внештатного персонала
Полностью исключили фактор ошибочных выездов
Значительно сократилось время, которое сотрудник тратит на одного пациента до 25 минут, что позволило выполнять в два раза больше заявок в сутки
Полностью исключили фактор ошибочного назначения задач, которые не попадают в район сотрудника
Внештатный персонал больше не требовался, в связи с чем устранены были задержки и затраты на него
Теперь, благодаря функции форс-мажоров, этим занимается автоматика. Время задержек из-за форс-мажоров удалось снизить до 15-30 минут
Из-за уменьшения пробега, повышения цифрового информирования сотрудника и сокращения времени пребывания у пациента, сотрудник в день мог выполнить 10−11 заявок
Теперь заявками и их обработкой занимается автоматика. Отдельные диспетчера не нужны — это сэкономило 18 000 рублей в сутки для компании
Теперь на планирование и координацию требуется 1 сотрудник, по совместительству логист, диспетчер, координатор и агрегатор заявок. Это позволило сэкономить 9000 рублей в сутки на полноценных двух сотрудников
Благодаря гибкой отчетности и четкой статистике в цифровом виде, была введена система премирования по итогам работы для сотрудников. Это повысило качество и количество выездов в сутки в среднем до 12−13, в некоторых случаях и повысило желание сотрудников совершенствоваться и работать лучше, что вызвало рост выполненных заявок и как следствие, прибыли
Благодаря системе автоматических отчетов, среднее время на оценку итогов работы за месяц снизилось с 48 до 2 часов
Сотрудники больше не тратят время на дорогу в офис, не тратят свои личные средства. Мы сэкономили КАЖДОМУ сотруднику в среднем до 2.7 часов в день на дорогу туда-обратно и в среднем около 800 рублей на дорогу. Теперь они могут провести это время с семьей и потратить его на личные нужды
Итого
Итого
Сроки внедрения поэтапно
1 месяц – внедрение и запуск решения “из коробки”
2−3 месяца — от старта до отточенного процесса с доработками*
Более года – полноценное кастомное решение
*Сроки зависят от количества необходимых доработок
370+ человеко-часов в месяц
более 2 млн руб. в месяц
Телетрек позволил оптимизировать расходы компании за счет автоматизации
Доверьте автоматизацию бизнеса Телетрек
Демонстрация системы