FSM сервис для системы здравоохранения

FSM отличается необходимостью планирования выездов к клиенту и связанной с ними логистикой. От грамотности автоматизации выездного сервиса зависит эффективность работы компании.

Когда речь заходит об автоматизации системы здравоохранения, персонал сталкивается не только со сжатыми сроками и бумажной волокитой, но в некоторых случаях и ответственностью за жизнь пациента.

Терапевтические медицинские учреждения

Лечебно-профилактические учреждения педиатрического профиля

больницы и поликлиники, многопрофильные медицинские центры

детские больницы и поликлиники

кто внедряет

Специальные медицинские учреждения

отделения экспертизы, станции и отделения скорой медицинской помощи, медицинские службы спасения, профильные медицинские центры, центры лабораторной диагностики

Не указали вашу нишу?

Станьте первым вместе с Телетрек

Готов внедрить

Автоматизация федеральной сети частных клиник

К нам обратилась ведущая федеральная сеть частных клиник с запросом автоматизации выездного медицинского персонала. Учитывая специфику ниши и большой пул сотрудников, еще на этапе согласования условий мы поняли, что решение потребует кастомных доработок. Были обозначены основные ожидания: необходимо было ускорить процессы, исключить фактор человеческой ошибки и сократить издержки. Спустя продолжительное время после внедрения мы можем с уверенностью говорить об устойчивых результатах работы.

Срок сотрудничества – более года
Срок внедрения – 3 мес

Нет времени читать длинный кейс?

Сразу к результатам

Среднее время задержки сотрудника из-за занятости диспетчера

Что было

Проблема управления задачами

2 часа

Среднее время, когда было известно количество задач наперед

Сотрудники не знали график на следующий день

Врачи получали указания по телефону и на бумажных носителях, наблюдались ошибки по локации клиента, связи с клиентом

Занятость, отвлечение от работы, расходы на связь, медленное решение проблем

30 минут

Среднее время переговоров в сутки одного сотрудника с диспетчером

Задержки ввиду времени ожидания освобождения диспетчера

45 минут

Неясная целепостановка

40 минут

Среднее время задержек одного сотрудника в день

Мало выполненных выездов

5 выездов

В среднем мог выполнить специалист с учетом дороги из офиса и в офис за день

Бумажный документооборот, связь с диспетчером по телефону и задержки на дороге приводили к увеличению времени на одного пациента

Некоторым сотрудникам приходилось принимать вызовы не из своей рабочей области из-за ошибки диспетчера или форс-мажоров

Некорректное управление гео-зонами

10-15 вызовов

В среднем сотрудник получал некорректных заявок в год

Регистрация и агрегация заявок

18 000 руб
и 4 диспетчера

Средние затраты компании в день

Все поступающие заявки, изменения и статус заявок обрабатывались диспетчерами

Постоянные переносы и задержки из-за пробок: до некоторых больных врачи не доезжали в рамках рабочего дня

Проблема планирования маршрутов

2 часа

Среднее время задержки из-за дорожной ситуации

Невозможность узнать точное местонахождение врача и построить оптимальные маршруты

3 км и 25 минут

В среднем перепробег сотрудника на одном маршруте и потеря времени за день

Трата ресурса на расчет

15 минут

В среднем тратили диспетчер или логист для планирования маршрута на одного сотрудника

Ошибочные выезды из-за некорректной передачи информации

3-4 раза

В среднем каждый сотрудник приезжал не к тому пациенту в год

Несколько разных систем для работы и разные форматы, задержки в рабочем процессе

10 минут

В среднем в день тратил один сотрудник на конвертацию данных

Затраты ресурса на планирование и координацию

9000 руб
и 2 сотрудника

В среднем требовалось в день

Трата лишнего времени сотрудников на дорогу в офис

2.7 часов и 800 руб

В среднем каждый сотрудник тратил на дорогу туда-обратно в день

Затраты ресурса на планирование и координацию

9000 руб
и 2 сотрудника

В среднем требовалось в день

Форс-мажоры

3 часа

Среднее время задержки одного сотрудника из-за форс-мажора в день

При возникновении нештатных ситуаций (заболел врач, сломалась машина и пр.) тратилось много времени на решение проблемы, повторную логистику и согласования

Перепробеги, связанные со спецификой работы с персональными данными

Проблема с дашбордами и отчетностью

10-15 вызовов

В среднем сотрудник получал некорректных заявок в год

Перегруз в сезон

до 50 000 руб и 7 часов

Средняя стоимость найма внештатного персонала в день для компании и суммарные затраты в день на перестройку маршрутов

В пики заболеваемости требовался дополнительный персонал

Все данные по выездам хранились в бумажном виде

Перерасход канцелярии

15-20 пачек бумаги

Средний расход в день

Потеря данных

5-10 носителей

В среднем папок с данными клиентов были утеряны у одного сотрудника в год

Иногда в процессе перемещения бумажных носителей, они терялись или портились

Для столь большого объема бумажных данных, требовался архив, оцифровка, анализ

Оцифровка

15 000 руб

Стоимость для компании содержания бумажного архива в день (без учета канцелярии)

Отсутствие мотивации

6000-12000 руб

Средние потери компании в день

Некоторые сотрудники не стремились работать хорошо, поскольку все получали одинаковое количество денег, независимо от количества выездом

Составление итогов и отчетов

48 часов

В среднем тратились на оценку итогов работы за месяц

Врачу из дома надо было доехать до офиса, получить бумаги, доехать до пациента. Далее, после смены надо было все данные привезти в офис, и только потом ехать домой

Что стало после

Сотрудники знают свой график и маршрут на несколько дней вперед. Среднее время, когда было известно количество задач наперед — 48+ часов

Благодаря маршрутизации и автопланировщику, ситуацию с пробками решилась. Сотрудник всегда доезжает до всех клиентов. Среднее время задержки из-за дорожной ситуации 15−20 минут в день

Полностью исключены задержки из-за занятости диспетчера

Необходимость в созвоне с диспетчером сведена к минимуму или вовсе отсутствует. Время общения одного сотрудника с диспетчером в день <1 минуты

Благодаря интеграции через API удалось синхронизировать множество внутренних систем заказчика с услугой. Благодаря этому полностью устранили задержки и добились полной синхронизации

Целепостановка была перенесена в приложение, как и учет периферии. Все, что касается задачи есть в приложении в заявке. Полностью исключили фактор задержек из-за неясной целепостановки

Благодаря цифровым данным, точному местоположению и подробной информации в маршрутизации с учетом пробок, система рассчитывает оптимальный маршрут. Полностью исключен перепробег и потеря времени из-за некачественно построенного маршрута

Расчетом теперь занимается автоматика. Ресурс на рассчет не нужен. Экономия на ресурсе сотрудников и финансах компании

Из-за того, что сотрудники из дома сразу выходили на маршрут, происходила значительная экономия топлива, рабочего времени и личных средств сотрудников

Благодаря маршрутизации и автопланированию, полностью исключены перепробеги. Сотрудник из дома сразу выходит на маршрут, и после маршрута едет домой

Полностью исключили потерю данных сотрудниками, поскольку они хранятся в цифровом виде

Удалось полностью убрать перерасход канцелярии, поскольку все данные в цифровом виде

Полностью исключили необходимость оцифровки, поскольку изначально все данные в цифровом виде

В связи с тем, что появилась возможность предварительного планирования, отпала необходимость найма внештатного персонала

Полностью исключили фактор ошибочных выездов

Значительно сократилось время, которое сотрудник тратит на одного пациента до 25 минут, что позволило выполнять в два раза больше заявок в сутки

Полностью исключили фактор ошибочного назначения задач, которые не попадают в район сотрудника

Внештатный персонал больше не требовался, в связи с чем устранены были задержки и затраты на него

Теперь, благодаря функции форс-мажоров, этим занимается автоматика. Время задержек из-за форс-мажоров удалось снизить до 15-30 минут

Из-за уменьшения пробега, повышения цифрового информирования сотрудника и сокращения времени пребывания у пациента, сотрудник в день мог выполнить 10−11 заявок

Теперь заявками и их обработкой занимается автоматика. Отдельные диспетчера не нужны — это сэкономило 18 000 рублей в сутки для компании

Теперь на планирование и координацию требуется 1 сотрудник, по совместительству логист, диспетчер, координатор и агрегатор заявок. Это позволило сэкономить 9000 рублей в сутки на полноценных двух сотрудников

Благодаря гибкой отчетности и четкой статистике в цифровом виде, была введена система премирования по итогам работы для сотрудников. Это повысило качество и количество выездов в сутки в среднем до 12−13, в некоторых случаях и повысило желание сотрудников совершенствоваться и работать лучше, что вызвало рост выполненных заявок и как следствие, прибыли

Благодаря системе автоматических отчетов, среднее время на оценку итогов работы за месяц снизилось с 48 до 2 часов

Сотрудники больше не тратят время на дорогу в офис, не тратят свои личные средства. Мы сэкономили КАЖДОМУ сотруднику в среднем до 2.7 часов в день на дорогу туда-обратно и в среднем около 800 рублей на дорогу. Теперь они могут провести это время с семьей и потратить его на личные нужды

Итого

Сроки внедрения поэтапно

1 месяц – внедрение и запуск решения “из коробки”

2−3 месяца — от старта до отточенного процесса с доработками*

Более года – полноценное кастомное решение

*Сроки зависят от количества необходимых доработок

370+ человеко-часов в месяц

более 2 млн руб. в месяц

Телетрек позволил оптимизировать расходы компании за счет автоматизации

Доверьте автоматизацию бизнеса Телетрек

Демонстрация системы