Как электронные формы помогают оптимизировать бизнес-процесс и уменьшить расходы

Бумажная волокита и связанные с ней проблемы — частая история, особенно когда бизнес развивается довольно быстро и его объемы увеличиваются кратно за небольшой промежуток времени. И если собрать всю информацию еще можно, то цифровизировать и проанализировать ее — задача трудоемкая и не из легких.

Один из наших клиентов, который занимается доставкой скоропортящихся товаров, тоже столкнулся с этой проблемой. Большой штат сотрудников и собственный автопарк, более сотни точек доставки в день! Документооборот и отчетность превратились в одну большую… боль.

Финансовые затраты на цифровизацию данных и отсутствие автоматизации процесса: требовались отдельные сотрудники для переноса данных с бумажных носителей.

Низкая скорость рабочего процесса из-за большого объема бумаг, которые сотрудники должны заполнять.

Финансовые потери из-за большого расхода топлива и длинных неоптимальных маршрутов.

Сотрудники посещали офис два раза за день: забрать бланки перед маршрутом и отдать уже заполненные документы в конце рабочего дня.

Потеря прибыли из-за отсутствия контроля заполнения бланков.

Огромные затраты на канцелярию: бумага, картриджи для принтеров и т. д.

Бумажные документы терялись или портились.

Сотрудники могли забыть заполнить документы или внести не всю информацию.

Переход на электронный документооборот и цифровизация данных. Все в электронном виде. Ничего не потеряется!

Настройка автоматических отчетов, которые позволяют агрегировать всю информацию для полного контроля в электронном виде. По нажатию одной кнопки теперь можно построить понятный отчет за день\неделю\месяц.

Интеграция во внутреннюю систему сбора данных клиента.

Внедрение мобильного приложения Телетрек, в котором сотрудник на своем смартфоне заполняет бланк в электронном виде и мгновенно отправляет его в офис. Сотрудник не забудет заполнить все необходимые документы.

Сокращение лишних пробегов до 0, ведь перед рабочим днем и после него не нужно ехать в офис.

В Телетреке есть инструмент под названием «Формы». Использование форм позволяет уйти от бумажных носителей: сотрудники заполняют бланки в электронном виде прямо со своего смартфона, а диспетчер оперативно их обрабатывает.

Вы можете:

Использовать разные шаблоны бланков для ваших выездных сотрудников, которые сотрудники будут заполнять прямо со своего смартфона и мгновенно отправлять их!

Большое количество видов полей помогут создать бланки, которые точно соответствуют вашему бизнес-процессу. Доступно 10 типов полей: строка, текст, дата, фото, файл, время, число, список и т. д.

Контролировать заполнение бланков. Можно настроить так, чтобы сотрудник не смог закрыть задачу, пока не заполнит бланк.

Контролировать заполнение конкретных полей бланка. Чтобы сотрудники точно указывали необходимую информацию, сделайте поля обязательными. Так сотрудник не сможет отправить бланк, пока не заполнит эти поля.

Получать полную отчетность. В услуге есть отчеты по заполненным бланкам, в которых содержатся местоположение, связанная задача, название формы и заполненные поля.

Точное местоположение сотрудника во время отправки бланка. И многое другое в зависимости от потребностей вашего бизнеса.

Нужно только один раз создать шаблон бланка с необходимыми полями и условиями для заполнения. При создании задачи выбрать условия для ее выполнения. Например, нужно обязательно заполнить некоторые поля, а также задачу нельзя закрыть, не заполнив форму. Диспетчер настраивает отчет по формам, который будет приходить на почту ему и его коллеге раз в месяц и раз в квартал.

Все заполненные бланки хранятся в электронном виде и их можно посмотреть в любой момент. Диспетчеру не нужно собирать бумажные бланки от сотрудников.

Расскажем, как это все работает для всех сотрудников.

Сотрудник утром сразу приступает к работе, ему не нужно ехать в офис за бумажными бланками. Теперь они доступны в электронном виде в его смартфоне.

Выполнив задачу в мобильном приложении, отправляет заполненный бланк с прикрепленными фотографиями и файлами (также фиксируется дата и место заполнения формы).

Приступает к следующей задаче. В конце рабочего дня сотрудник не заезжает в офис отдать документы, а сразу едет домой.

В любой момент может вмешаться в рабочий процесс, ведь все документы доступны в электронном виде.

Больше не нужно сидеть несколько дней, раскладывая и анализируя бумажные документы. По итогам месяца на почту или мобильный телефон приходит подробный отчет по всем заполненным бланкам. В конце месяца по итогам расчётов сотрудники с высоким KPI премируются.

Отсутствие бумажных носителей информации. Ничего не теряется!

Существенное сокращение расходов на канцелярию.

Увеличение выручки на 15%: пустых пробегов стало меньше, а количество выполняемых задач в день — больше.

Полный контроль над заполнением документации и выполнением задач. Сотрудник все делает в своем смартфоне, а вы все видите на экране.

Повышение KPI сотрудников.

Отсутствие затрат на цифровизацию, обработку и хранение данных.

Автоматическая отчетность, доступная в любой точке мира по одному клику.

Прозрачная схема работы со всех сторон.

Возможность контроля места заполнения бланка.