На сайте осуществляется обработка пользовательских данных с использованием Cookie в соответствии с Условиями обработки пользовательских данных. Вы можете запретить сохранение Cookie в настройках своего браузера.
Записаться на демонстрацию системы
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Политикой конфиденциальности
Главная
Tilda Publishing
Как две платформы один мессенджер заменяли
Приятного чтения!
Кейс о наведении операционного порядка во взаимодействии между выездным и офисным персоналом
О клиенте
Клиент занимается обустройством инженерных коммуникаций в частных домах: дренажные работы, бурение скважин, системы водоочистки, водоподведение, монтаж септиков, отопление и электроснабжение дома.
Автопарк — 10 автомобилей
Штат — 60 сотрудников
Основная ЦА — загородное строительство, частный сектор, мини-гостиницы. Это обусловливает постоянную необходимость в передвижении и построении логистики. Нет большой необходимости учитывать пробки, но перемещаться нужно соблюдая точный график.
Клиент занимается обустройством инженерных коммуникаций в частных домах: дренажные работы, бурение скважин, системы водоочистки, водоподведение, монтаж септиков, отопление и электроснабжение дома.
Автопарк — 10 автомобилей
Штат — 60 сотрудников
Основная ЦА — загородное строительство, частный сектор, мини-гостиницы. Это обусловливает постоянную необходимость в передвижении и построении логистики. Нет большой необходимости учитывать пробки, но перемещаться нужно соблюдая точный график.
Бизнес-процессы и причины проблем
У Клиента комплекс услуг в рамках которых есть 3 основных выездных вида деятельности:
У Клиента комплекс услуг в рамках которых есть 3 основных выездных вида деятельности:
- Первичный выезд инженера на участок для осмотра, замера, оценки, составления списка работ и согласования спецификации согласно пожеланиям заказчика. Собранная информация передается в офис для составления первичного коммерческого предложения. Если заказчика всё устраивает, то согласовывается дата и время доставки материалов и монтажа.
- Доставка материалов.
- Выезд монтажной группы для установки и отчета о проделанной работе в текстовом и графическом виде (фотоотчет).
По словам Клиента: «мы так уже давно работаем, но количество заказов выросло и схема перестала быть рабочей. Стало очень сложно разобраться с каких объектов приходит фотография, кому и что заказано и отправлено, особенно если у тебя люди одновременно на нескольких объектах».
Задача
Соответственно, задача, которую поставил Клиент — структурировать процесс сбора информации с полей, наладить упорядоченный обмен данными между офисом и выездным персоналом.
Ввиду отсутствия собственного ИТ-отдела, с этой задачей Клиент пришёл к интегратору системы Битрикс, т.к. его внедрение позволяло выездным инженерам заполнять единую форму, данные по которой мгновенно обрабатывались, и роботом формировалось предварительное коммерческое предложение мгновенно, пока инженер ещё на месте. Такой подход позволял сразу внести те или иные изменения в проекте, если заказчика что-то не устраивало.
Надо отдать должное интегратору, они подошли к решению проблем Клиента комплексно. Отлично понимая, что Битрикс не закрывает потребности Клиента на 100%, они начали подбор решения недостающих элементов в организации коммуникации, цифровизации бизнес-процессов и управлении выездным персоналом. Выбор пал на «Телетрек», как систему, обладающую прямой интеграцией с Битрикс и способную решать все перечисленные задачи.
Соответственно, задача, которую поставил Клиент — структурировать процесс сбора информации с полей, наладить упорядоченный обмен данными между офисом и выездным персоналом.
Ввиду отсутствия собственного ИТ-отдела, с этой задачей Клиент пришёл к интегратору системы Битрикс, т.к. его внедрение позволяло выездным инженерам заполнять единую форму, данные по которой мгновенно обрабатывались, и роботом формировалось предварительное коммерческое предложение мгновенно, пока инженер ещё на месте. Такой подход позволял сразу внести те или иные изменения в проекте, если заказчика что-то не устраивало.
Надо отдать должное интегратору, они подошли к решению проблем Клиента комплексно. Отлично понимая, что Битрикс не закрывает потребности Клиента на 100%, они начали подбор решения недостающих элементов в организации коммуникации, цифровизации бизнес-процессов и управлении выездным персоналом. Выбор пал на «Телетрек», как систему, обладающую прямой интеграцией с Битрикс и способную решать все перечисленные задачи.
Подключение «Телетрек»
Подключение основного тарифа «Телетрек» с мобильным приложением и его интеграция с Битрикс позволило сформировать цифровую цепочку взаимодействия между сотрудниками, а добавление опции «Автодиспетчер» внедрило окончательный элемент автоматизации при обмене данными в бизнес-процессах Клиента.
Подключение основного тарифа «Телетрек» с мобильным приложением и его интеграция с Битрикс позволило сформировать цифровую цепочку взаимодействия между сотрудниками, а добавление опции «Автодиспетчер» внедрило окончательный элемент автоматизации при обмене данными в бизнес-процессах Клиента.
«Раньше менеджер получал данные в виде электронного письма и мог не замечать его вплоть до следующего дня. Теперь единая форма доставляется в течение минуты, сразу информирует об этом менеджера, а данные об открытии учитываются в дашборде руководителя»
Что получилось
В результате синергии двух платформ бизнес-процессы Клиента изменились до неузнаваемости:
До внедрения «Телетрек» диспетчер получал заявку на почту и мог не замечать её вплоть до следующего дня. Заметив, долго распределял заявки и планировал маршруты, умозрительно определяя исполнителей.
Теперь этот процесс автоматизирован, после заведения заявки система автоматически подбирает оптимального инженера, встраивает заказ в его график и мгновенно планирует маршруты перемещения, а данные замеров автоматически формируются в предварительное КП, пока инженер ещё на месте.
Раньше после согласования плана работ возникала неразбериха: информация о дате, времени и местах проведения работ, оборудовании и материалах, исполнителях — всё летело в мессенджер, что создавало хаос. Теперь детали по каждому конкретному заказу размещаются в его карточке, а назначенные исполнители получают в мобильное приложение персонализированные, относящиеся только к его работе, данные.
Сбор отчетности тоже автоматизировали. Клиенту больше не нужно часами листать историю переписки чтобы найти и собрать фотографии, описание места работ и письменные отчеты. Теперь все отчеты автоматически собираются, прикрепляются к задаче и формируют наглядные дашборды с общими и детализированными данными о работе выездного персонала. Это позволяет быстро и эффективно контролировать качество работ, рассчитывать KPI и другие показатели, важные для руководства.
Таким образом удалось организовать полный операционный порядок во взаимодействии между выездным и офисным персоналом, исключить путаницу и пересортицу отчетов, фотографий, данных об адресах и времени работ.
Кроме того, наличие у «Телетрек» прямой интеграции с Битрикс, без необходимости привлечения сторонних ИТ-специалистов для интеграции через API, позволило Клиенту сэкономить средства и время.
В результате синергии двух платформ бизнес-процессы Клиента изменились до неузнаваемости:
До внедрения «Телетрек» диспетчер получал заявку на почту и мог не замечать её вплоть до следующего дня. Заметив, долго распределял заявки и планировал маршруты, умозрительно определяя исполнителей.
Теперь этот процесс автоматизирован, после заведения заявки система автоматически подбирает оптимального инженера, встраивает заказ в его график и мгновенно планирует маршруты перемещения, а данные замеров автоматически формируются в предварительное КП, пока инженер ещё на месте.
Раньше после согласования плана работ возникала неразбериха: информация о дате, времени и местах проведения работ, оборудовании и материалах, исполнителях — всё летело в мессенджер, что создавало хаос. Теперь детали по каждому конкретному заказу размещаются в его карточке, а назначенные исполнители получают в мобильное приложение персонализированные, относящиеся только к его работе, данные.
Сбор отчетности тоже автоматизировали. Клиенту больше не нужно часами листать историю переписки чтобы найти и собрать фотографии, описание места работ и письменные отчеты. Теперь все отчеты автоматически собираются, прикрепляются к задаче и формируют наглядные дашборды с общими и детализированными данными о работе выездного персонала. Это позволяет быстро и эффективно контролировать качество работ, рассчитывать KPI и другие показатели, важные для руководства.
Таким образом удалось организовать полный операционный порядок во взаимодействии между выездным и офисным персоналом, исключить путаницу и пересортицу отчетов, фотографий, данных об адресах и времени работ.
Кроме того, наличие у «Телетрек» прямой интеграции с Битрикс, без необходимости привлечения сторонних ИТ-специалистов для интеграции через API, позволило Клиенту сэкономить средства и время.
Результат
- Информация с полей поступает в реальном времени и обрабатывается в автоматическом режиме, позволяя инженеру сразу предложить предварительное КП и согласовать детали;
- В разы сократилось время на распределение задач между сотрудниками;
- Упорядочен обмен данными, вся информация содержится в карточке каждого отдельного заказа, за ним автоматически закрепляются все затрагивающие отчеты, комментарии и фотографии. Путаница полностью исчезла.
- Информация о местах назначения, грузе для доставки, маршруте и времени автоматически направляется исполнителям и встраивается в рабочий график, снижая необходимость в дополнительной коммуникации между офисом и выездными сотрудниками;
- За счет синергии систем стал возможен быстрый и точный расчет зарплат и KPI согласно сдельным условиям оплаты труда;
- Повысилась точность прибытия на место проведения работ согласно графику.